幹事必見!複数人で企画する際のスムーズに物事を決めるコツ。

結婚式の二次会、学生の頃の学校全体の幹事など、複数人で幹事をやる時になかなか話し合いが進まないといったケースがあると思います。

時間に余裕があるといってもぐだぐだしていると、時間はあっという間に過ぎてしまいますよね…

大人数を集めるイベントの場合、しっかりと一人一人の役割を決めることで話し合いがスムーズに進めることができます。

今回は、幹事を初めてやる人でもスムーズに企画ができるコツを紹介していきます。

目次

初めて幹事をやる人でも迷う必要なし

初めての幹事をする場合、何から手をつけて良いかわからないですよね…

幹事といってもしっかりと段取りよく進めれば思っているよりも難しいことはありません。

ですが、幹事の人数は多ければ多いほど、話がまとまらなかったりなかなかスムーズに話し合いが進まないケースもあります。

そんな人のために迷わずに話し合いがスムーズに進むコツを紹介していきます。

ゲストが迷わないように幹事が招待をする前におさえておきたい流れを紹介!に幹事がやるべきことをまとめて記事にしております。

幹事を任されて何からして良いかわからない人は、ぜひ参考にしてみてください。

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幹事が決まったらまずはまとめ役を決める

まずは幹事の中からまとめ役を一人でも二人でもいいので役割分担をしてください。

全ての人が自分と同じ熱量で物事を進めるとは限りません。

まとめ役が「こういう話が出たからこの方向で進めよう!」と一声かければ、話している内容がまとめやすくなります。

一番やってはいけないのは、簡単な話し合いでもグダグダするのが一番悪いサイクルです。

特に学校全体の同窓会など、各クラスの代表で幹事が多くなってしまう場合は、絶対にまとめ役を担ってくれる人を作ってください。

ココがポイント
  • 幹事が複数人いる場合はまとめ役はマスト
  • 幹事の人数に応じてまとめ役を作ろう

幹事会に出れなかった人のために決まった理由を明確に…

定例で幹事会を開く場合、どうしても幹事会に出席できない人も中にはいます。

そういう人のためにしっかりと「こういう理由で決まったよー」と簡潔に説明しましょう。

ラインなど文面で話し合うよりも会って話した方が、深い話し合いができます。

ですが、話し合いに参加できなかった人は自分の意見を出せないまま話が進むので、「自分はこうだからこうした方が良いな…」っていう意見は必ずといっても良いくらいでます。

全ての意見が全員に共感できるわけではないですが、頭ごなしに「こう決まったからこれで!」というのは少し違う気がします。

もし理由を説明して意見が出た場合は改善する余地がありなので、しっかりと考えて物事を決めるようにしましょう。

できるだけその場で決めるようにすると、話し合いがグダグダしてしまうのを防げます。

決める時はスパッと決めましょう!

ココがポイント
  • 幹事会で決まった内容は理由をつけて明確に
  • グダグダしないように意見が出たらその場で決める
  • 他の意見があるのに押し付けないようにする

情報や悩みの共有はとても大事

出席者の状況や結婚式の余興などで式場からの指示など、できるだけ幹事全員と情報共有しましょう。

もし何か悩みがあるとしたら、一人で考えることはしないで「どうしたら改善するか」相談するようにしてください。

自分は自分なんて考えていたら決まるもの決まらないので…

出欠席情報のシェアは、出欠管理ツールを使用すれば簡単にシェアすることができます。

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  • 幹事同士の悩み共有
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  • 出欠席の確認は出欠管理ツールを使おう

話し合いをよりスムーズに進めることは話をまとめる人が重要です

複数人で物事を決める際は、まとめてくれる人がいないと話がスムーズに進みません。

TV番組でも司会などの進行役はとても大切ですよね。

幹事の人数が多ければ多いほど、一人一人に役割を分担するようにしましょう。

意見というものは全ての人が全く同じということはないので、できる限りみんなが納得いくようなディスカッションをするように誘導するのも大切なことです。

今回は、話し合いがなかなかスムーズに進まない幹事の人たちに向けた複数人で企画を立てる時のコツを紹介しました。

特にまとめ役の人は大変かもしれないですが、良い経験だと思って自分から積極的に参加するようにしましょうね!

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