ゲストが迷わないように幹事が招待をする前におさえておきたい流れを紹介!

大人数の幹事を任されてしまって、どういう流れで会場や招待を送るか悩んでしまいますよね…

初めての幹事が学校の同窓会など、大規模な会であればなおさら大変です。

今回は、ゲストの人が迷わないようにする幹事が招待までにやるべき流れを紹介します。

「幹事をやることになったけど何から決めて良いのかわからない…」など、お悩みの人に必見です!

目次

ゲストに連絡する前に重要な情報は先に決めること

ゲストへ招待の連絡を送る時は、必ず重要な情報は決めてから連絡するようにしましょう。

私自身の実体験ですが、場所が決まっていないのに費用と開催日だ伝えられて招待されたことがありました…

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本当に同窓会はやるのかな…

と感じてしまうのは、当たり前です。

規模が大きい会ほど必要な情報が少ないと、疑問に思ってしまいます。

開催する情報など、出欠席を事前に確認する時は場所・時間は最低限決めておきましょう。

幹事がゲストへ連絡をする前に決めておきたいリストを紹介していきます。

大規模な幹事を任されて幹事同士の話し合いが進まないという悩みがある方は、幹事必見!複数人で企画する際のスムーズに物事を決めるコツ。に話し合いがスムーズに進むコツを紹介しております。

もし話し合いがグダグダして進まない人は参考にしてみてください。

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1.日取りを複数決める

まずは日取りを複数決めておきましょう

「絶対にこの日!」と決めてしまうのもアリですが、大規模な同窓会などを開催する時は、どうしても場所の確保ができない場合があります。

日取りはできるだけ早めに決めて、2~3日ほど候補を出しておくと理想的。

日取りを決める際は、大安などの暦なども確認しておくのも頭に入れておいてください。

ホテルなど大きい会場をおさえる必要がある場合は、大安の日ですと結婚式などで予約が取れない恐れがあります。

会場を抑えることができないトラブルがないように、日取りを選ぶ際は暦を参考にします。

どうしても大安の日を選びたい場合は、可能な限り早めの行動を心がけましょう。

ココがポイント
  • できるだけ複数の日程を決める
  • 日程を決める時は暦をチェック!

2.企画案はしっかりと計画的にたてる

企画案は、何かをやるときには一番大切な事柄です。

目の先のやることをその場で話し合うと簡単なことも決まらないので、企画案はしっかりと計画的にたてるようにしましょう。

開催日までのスケジュールも忘れずに決めるように心がけてください。

スケジュールを決めておけば、幹事全員が「何をすれば良いかわからない…」ということも少なくなります。

ココがポイント
  • どんな会にするのかしっかりと計画を立てる
  • 当日にやるスケジュールは必ず決める
  • 企画案は幹事全員と情報共有

3-1.会場と相談をする

日取りを決めたら、会場をいくつかピックアップしてできるだけ早く連絡しましょう。

その際にどのくらいの規模の会なのかしっかりと企画案を伝えるようにしてください。

自分たちが計画しているスケジュールを会場側と共有することも大切。

会場にお問い合わせをして食事代などが一人単位なのか全体の金額なのか確認しておくと良いです。

会場との相談内容
  • 事前に決めた日程の中から予約が取れるか
  • 計画している会の規模を伝える
  • 人数確認の最終締め切りはいつまでか
  • 前払い・後払いの確認
  • 自分たちが考えている会のスタイルが可能か
  • おおよその費用を確認(会場費・食事の費用など…)

会場から人数の把握がしたいと伝えられた場合

会場側からどうしてもおおよその人数を把握しておきたいという話を伝えられた場合は、リストアップしたゲストに日時と会場を明記したアンケートを取るようにしてください。

6ヵ月前から動いていた場合はどうしても仕事の都合や家族との予定など、ゲスト側の予定がわからないです。

なので、アンケートを取る場合は、「出席・欠席・予定がわからない」のアンケートを送りましょう。

ゲストが「いつまでなら予定がわかります」などの備考欄を設置しておくと良いですね。

2〜4週間ほどの期限もしっかりと設けましょう。

会場に人数を伝え一人当たりの会費を決める

会場の食事代が全体での計算になる場合、会場に人数を伝えて一人当たりの会費を決めましょう。

基本的に幹事や恩師の方々の会費は除いて、会費の設定をするのが無難です。

どうしても「幹事が会費なしでは気が引ける…」という人がいるのであれば、一次会の備蓄や二次会に使用する案を提案してみてください。

もし当日、恩師方からお金を頂いてしまった場合は二次会などで使用するようにしてください。

4.出欠席の招待を送る

出欠席の招待は、場所・日時・会費が決まってから連絡するようにしてください。

出欠席の招待状は開催日の3ヵ月前が理想的。出欠席の締め切りは2ヵ月前には集まるようにしてください。

あとで追加事項を伝えないように、招待状には詳細な内容を記載するようにしましょう。

招待状に記載するリスト
  • どのような集まりなのか
  • 会場
  • 日時
  • 会費
  • 支払い方法
  • お問い合わせ先

招待されたゲストの方々が、「本当にこの会はやるの?」「場所も決まっていないのに会費が高くない?」など疑問に思われないようにするのが必須。

ココに注意

招待する人には、会場・日時・会費をセットで伝えるようにしてください。

もし会費の計算が出欠席の確認をしてからでないとわからない場合、会場と相談しておおよその会費を計算するか、事前に決めた複数の日程で出欠席できる日のアンケートを集計するようにするのが無難だと思います。

出席表の作成や招待するゲストのアンケートなど、調整くんが使いやすくて便利なので活用しましょう。

使い方を記事にしてありますので、ぜひ参考にしてみてください。

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5.招待状を送ったら他に必要なものがないか確認

幹事の会費を含まなくて良いと伝えましたが、同窓会など昔の恩師の方々を招待する場合、感謝の意味を込めて花束などプレゼント送りたいですよね。

花束の有無は招待状の出欠確認をしながらすれば十分なので、時間がかからないプレゼント考えている場合は重要な事柄を決めた後に決定しましょう。

ココに注意

花束や贈呈品などは時間がかからないものであれば優先事項ではないので、後回しにして大丈夫です。

同窓会など恩師の方々が集まる場合、花束などのプレゼントをもらうのは嬉しいことですが、より多くの生徒たちと会うことが一番の楽しみだと感じます。

幹事がやるべきことは早め早めの準備が大切

会場や会費など決めることが山ほどある幹事の仕事。

グダグダして時間だけが過ぎていくのが一番あってはならないことです。

特に会場の確保など大人数が集まる会などの幹事は大変。

早め早めに動いていち早く会場の確保・会費・日時を決めましょう

招待するゲストには、自分が招待された時に疑問が残らない内容を送るように心がけてくださいね。

今回は幹事がゲストに招待状を送るまでに決めておきたい事柄を紹介しました。

しっかりと先を見据えた計画を立てましょう!

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