結婚式の二次会や同窓会の幹事など、複数人で幹事をするイベントごとでなかなか話し合いが進まないケースで悩んでしまう人も多いはず。
たとえ時間に余裕があっても話し合いがぐだぐだしてしまうと、貴重な時間があっという間に過ぎてしまいます。
- 話し合いがスムーズに進む方法
- 全員が集まれない時の対処法
- 出欠席の情報共有のやり方
規模の大きいイベントを開催する時ほど悩みの種が尽きません。一人一人が役割分担をすれば話し合いをスムーズに進められます。
この記事では複数人で幹事を初めてやる人でもスムーズに企画ができるコツを紹介していきます。
初めて幹事をやる人でも悩む必要がない3つの方法
初めての幹事をする人でもそうでない人でも複数人集まって企画を決める場合は、何から手をつけていいのかわからない人も多いはず。
やることが多い幹事でもしっかりと段取りよく話し合いを進めれば思っているよりも難しいことはありません。
ゆう気負いせずに計画的に計画を立てれば大丈夫！
ですが同窓会などで幹事の人数が多ければ多いほど、話がまとまらなかったりスムーズに話し合いが進まないのが悩みの種。
そんな悩みを抱えている人に、3つの話し合いがスムーズに進むコツを紹介します。
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まずはまとめ役を決めてから個々に役割分担をする
まず初めにすべきことは幹事の中から、まとめ役を2人でもいいので役割分担をしてください。
選ばれた幹事といっても全ての人が同じ熱量で物事を進めるとは限りません。
話の方向性がズレないように、まとめ役を分担しておけば話し合いがグダグダすることなくスムーズに進行できます。
- 話し合いをスムーズに進めるにはまとめ役がマスト
- 全員が集まらない可能性があるなら複数人で分担する
- 幹事の人数に応じてまとめ役を作る
話し合いの中で一番やってはいけないのは、簡単な話し合いでもグダグダするのが一番悪いサイクルです。
特に学校全体の同窓会など各クラスの代表で幹事が多くなってしまう場合は、絶対にまとめ役を担ってくれる人を作ってください。
幹事会に出れなかった人のために決まった理由を明確に伝える
定例で幹事会を開く場合、どうしても幹事会に出席できない人も中にはいます。
そういう人のために決まった理由を簡潔にしっかりと伝えるようにしましょう。
- 幹事会で決まった内容の理由を明確にする
- グダグダしないように意見が出たらその場で決める
- 他の意見があるのに押し付けないようにする
話し合いに参加できなかった人は自分の意見を出せないまま話が進むので、「自分はこうだからこうした方が良いな…」っていう意見が出る場合があります。
話し合って決まった内容を伝えて、意見が出た場合は改善する余地がありなのでグループラインなどでその場で決めるようにしましょう。
とにかくグダグダした時間を防いで決める時はスパッと決めましょう！
情報や悩みの共有はとても大事
出席者の状況や結婚式の余興などで式場からの指示など、できるだけ幹事全員と情報共有はしましょう。
もし何か悩みがあるとしたら、一人で考えることはしないで「どうしたら改善するか」相談するようにしてください。
- 幹事同士の悩み共有
- 出欠席は個別ではなく幹事全員がわかりやすいように管理
お互いが同じ目標に向かうためには、悩みや問題を共有するのも大事なことです。
悩んでいる人がいるのであれば、親身になって相談を聞いてあげることを忘れないようにしてください。
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話し合いをよりスムーズに進めることは話をまとめる人が重要
複数人で物事を決める際は、まとめてくれる人がいないと話がスムーズに進みません。
TV番組でも司会などの進行役はとても大切ですよね。
幹事の人数が多ければ多いほど、一人一人に役割を分担するようにしましょう。
- 話し合いをまとめる人を分担する
- やるべきことの役割分担をする
- グダグダせずにスパッと決める
- 全員が情報共有できる環境を作る
特にまとめ役の人は大変かもしれないですが、良い経験だと思って自分から積極的に参加するようにしてくださいね。
様々な意見があってまとめるのは大変ですが、できる限りみんなが納得いくようなディスカッションをするように誘導するのも大切。
今回は複数人で幹事をする時にスムーズに企画を立てるコツを紹介しました。
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