ゲストが迷わないように幹事が招待をする前におさえておきたいポイントを紹介!

普段飲み会の幹事をやったことがある人でも、大人数が集まる幹事を任されるとやることが多くて会場や招待をする方法など悩み事が尽きませんよね。

大規模な会であればあるほど企画するのは大変。

こんな人におすすめの記事
  • 同窓会など大きいイベントの幹事を任された
  • 開催まで準備することを知りたい
  • 気をつけるポイントを知っておきたい

今回は同窓会などの大人数が集まるイベントの幹事を任された人が、ゲストを迷わずにスムーズに招待するまでの流れとポイントを紹介していきます。

目次

ゲストに招待の連絡をする前に重要なことは決めておく

ゲストへ招待の連絡を送る時は、必ず重要な情報は決めてから連絡するようにしましょう。

私自身の実体験ですが、場所が決まっていないのに費用と開催日だけを伝えられて招待されたことがありました…

ゆう

本当に開催されるのか疑問だよな…

赤ずきんちゃん

会場・日時・費用だけは知っておきたいよね

普段の飲み会でも規模の大きい会でも参加する人にとっては、最低限いつどこで集まるのかぐらいは知っておきたいです。

まずは頭ごなしに招待をするのではなく、時間と場所だけは先に決めておきましょう

幹事がゲストへ連絡をする前に決めておきたいリストを紹介していきます。

なかなか幹事の話し合いが進まないという人はこちらの記事がおすすめ!

関連記事 複数人で幹事を任された人必見!複数人で企画する際のスムーズに物事を決めるコツを紹介。

1-1.日取りを複数決める

まずは日取りを複数決めておきましょう

日取りを決める時はこの日だけと決めずに、少なくとも2~3日ほど複数候補日を設けておくと理想的

ココがポイント!
  • できるだけ複数の日程を決める
  • 日程を決める時は暦をチェック!

日取りを決める際は、大安などの暦なども確認しておくのも頭に入れておいてください。

ホテルなど大きい会場を押さえる場合は、大安の日は結婚式などで予約が取れない場合があります。

もし大安の日を予約した場合はできるだけ早めに行動するようにしましょう。

1-2.企画案はしっかりと計画的にたてる

どんなイベントにするかは企画案を作ってプランニングをすると話し合いがスムーズに進んでおすすめです。

企画案のポイント
  • どんな会にするのかしっかりと計画を立てる
  • 当日にやるスケジュールは必ず決める
  • 開催日までにやることリストを作る
  • 企画案は幹事全員と情報共有

特に複数人で計画を立てる時は目先のことだけをやっていると話し合いが進まないので、いつまでにこれをやるなどスケジュールを立てて計画を共有しておきましょう。

企画案を決めておけば幹事全員が迷わずに行動できますし、話し合いもスムーズに進みます。

話し合いが進まないという人は、一度スケジュールを立ててプランを話し合いましょう!

2.会場と相談をする

日取りを複数決めたら、会場をいくつかピックアップしてできるだけ早く連絡しましょう。

同窓会でもなんでもそうですが、会場がないとイベントを開催できません

会場に連絡する時はどのくらいの規模で考えているのかなど、話し合いで決めた企画案を伝えるようにしてください。

会場との相談内容
  • 事前に決めた日程の中から予約が取れるか確認
  • 計画している会の規模を伝える
  • 人数確認の最終締め切りはいつまでか
  • 前払い・後払いの確認
  • 自分たちが考えている会のスタイルが可能か
  • おおよその費用を確認(会場費・食事の費用など…)

自分たちが計画しているスケジュールを、会場側と共有しながら計画を立てないとトラブルの原因になってしまいます。

会場を決める時に費用を知りたい人は、食事代など1人単位の金額を確認しておきましょう。

会場から人数の把握がしたいと伝えられた場合

会場側からどうしてもおおよその人数を把握しておきたいという話を伝えられた場合は、参加してもらいたい人に日程と会場を明記したアンケートを取るようにしましょう。

会場が決まっていなくとも、どの地域でやろうとしているかはしっかりと伝えましょう。

どんなに早く行動していてもゲスト側の都合はわかりません。

アンケートを取る場合は、出席・欠席・予定がわからないの選択肢でアンケートを取りましょう。

期限を設けないとグダグダしてしまうので、期限を設けることを忘れずにしてくださいね。

簡単にアンケートや出欠席表を作るならこちらの記事がおすすめ!

関連記事 出欠席をまとめてリスト化してくれる出欠管理ツール「調整さん」が便利でオススメ!

3.出欠席の招待を送る

出欠席の招待は、会場・日時・会費が決まってからできる限り連絡するようにしましょう。

出欠席の招待状は開催日の3ヶ月前に送るのが理想的締め切りは余裕のある2ヶ月前に設けておきましょう。

招待状に記載するリスト
  • どのような集まりなのか
  • 会場
  • 日時
  • 会費
  • 支払い方法
  • お問い合わせ先

あとで追加事項を伝えないように、招待状には詳細な内容を記載するようにしましょう。

招待されたゲストが「本当にこの会はやるの?」「場所も決まっていないのに会費が高くない?」など、疑問に思われないようにするのは必須。

出席表の作成や招待するゲストのアンケートなどは、先ほど紹介した「調整くん」が使いやすくて便利です。

公式サイト  出欠管理ツール「調整さん」

幹事はとにかく早めに行動しよう!

会場や会費など決めることが山ほどある幹事の仕事。

グダグダして時間だけが過ぎていくのが一番あってはならないことです。

特に会場の確保など大人数が集まる会の幹事は大変ですし、複数人で計画を立てるならプランの共有が大切

幹事がやるべきこと
  1. 候補日を複数決める
  2. 日程を決める前にアンケートを取る
  3. 企画案を作ってスケジュールを立てる
  4. 会場としっかり打ち合わせをしておく
  5. 会場以外にもあったら良さそうなものをリストアップ
  6. ゲストが迷わないようにわかりやすい招待状を作る

とにかく早めに動いて、どんなトラブルでも対処できる余裕のあるスケジュールを立てましょう。

招待するゲストには、自分が招待された時に疑問が残らない内容を送るように心がけてくださいね。

今回は幹事がゲストに疑問を持たせずに迷わず招待できる流れとポイントについて紹介しました。

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